Запись клиентов

Подготовка услуг и мастеров

1. Создайте рабочие центры (мастера или посты) в справочнике рабочих центров; укажите тип РЦ и график (дни, часы, перерывы). На карточке РЦ можно загрузить фото мастера — оно показывается на онлайн-витрине.
2. В ассортименте откройте карточку услуги → вкладка «Услуги»:
   • Длительность в минутах — без неё услугу нельзя выбрать в записи;
   • отметьте рабочие центры, которые оказывают эту услугу.

День: канбан и календарь

Откройте CRM → Запись. В тулбаре выберите день и при необходимости тип РЦ / конкретного мастера. Поле «Клиент» фильтрует записи дня по имени или телефону.

• Kanban — колонки статусов: запланировано → пришёл → готово / не явился / отмена. Карточку можно перетащить между колонками.
• Календарь — строки = рабочие центры по графику, столбцы = часы. Клик по ячейке или записи открывает анкету.

На карточке визита видны время, клиент, мастер, услуги и длительность. Если клиент написал из дисконтного бота и есть непрочитанные сообщения — на карточке канбана/календаря бейдж ✉ +N.

Карточка записи в CRM

Добавить или клик по карточке — анкета визита:

• клиент, рабочий центр, время начала, одна или несколько услуг, комментарий;
• при выборе услуг программа показывает свободные слоты по графику мастера (зелёный — текущее время записи, занятые другими — отмечены отдельно, не скрываются);
• «Выполнить» — статус «Готово» и сразу проведённая расходная по услугам записи; если расход уже есть — ссылка на накладную;
• если клиент пришёл из дисконтного бота (Telegram / MAX) — блок переписки: история и ответ в тот же чат, что на вкладке «Клиенты» дисконта.

Перенос времени. Если запись из бота и вы меняете время начала, перед сохранением программа спросит подтверждение: клиенту уйдёт уведомление «было → стало» и имя мастера. Сообщение попадает и в переписку дисконта (если клиент там есть).

На одном рабочем центре нельзя две активные записи с пересекающимся временем (кроме статусов «отмена» и «не явился»).

Клиент: поиск и новый

В поле «Клиент» начните вводить имя или телефон. Список подскажет совпадения (в подсказке видно телефон).

• Выберите нужную строку — или оставьте введённый текст, если клиента ещё нет.
• При Сохранить, если подходящего контрагента нет, программа создаст нового (имя; телефон подставится, если вы его ввели вместе с именем, например Иван +7900…).

Не обязательно заранее заводить клиента в справочнике: достаточно вписать ФИО (и телефон) и сохранить запись.

Расходная из записи

Выберите карточку и нажмите «Расходная» (или «Выполнить» в анкете). Создаётся расход: покупатель = клиент записи, строки = услуги, в шапке — рабочий центр. Документ сразу проводится — выручка попадает в аналитику без ручного проведения.

Повторное нажатие откроет уже созданный документ. Если раньше остался черновик по этой записи — он тоже будет проведён.

Онлайн-запись (витрина)

На главном экране в разделе CRM откройте «Онлайн-запись» (рядом с «Запись»):

• включение витрины, заголовок, логотип студии (показывается в шапке публичной страницы);
• окно отмены клиентом (часов до визита); напоминания в бот — за 24 часа и за 1 час до визита;
• ссылка на публичную страницу;
• при включённой витрине — «QR-код витрины»: печать листа А4 со ссылкой (как у интернет-витрины и пригласительных QR ботов).

Включённая публичная витрина записи тарифицируется 15 ₽ в сутки за базу (как интернет-витрина с товарами). «Халява» не снимает эту плату.

Клиент открывает витрину zapis/ (или по вашей ссылке / QR):

• выбирает мастера (с фото), при необходимости фильтрует список по услуге;
• выбирает услугу(и), день и свободный слот;
• кнопка «Как можно скорее» переключает на ближайший день со свободными окнами и предлагает первый доступный слот;
• на сайте без бота обязательны имя и телефон; после записи телефон запоминается в браузере — раздел «Мои записи» открывается без повторного ввода;
• клиент может отменить запись, если до визита осталось не меньше заданного в настройках числа часов.

Пока у клиента есть активная запись (запланировано / пришёл) на какой-то вид мастера, повторно к другому мастеру того же вида на онлайн-витрине записаться нельзя — сначала отмена или выполнение визита. К другому виду — можно. В CRM это ограничение не действует: менеджер планирует свободно.

Запись через дисконтный бот

В настройках дисконтной программы на вкладке Боты выберите режим WebApp: Интернет-витрина (магазин) или Запись клиентов. Одновременно оба режима недоступны. Кнопка меню бота ведёт в выбранный режим; для записи должна быть включена онлайн-витрина записи.

• Из бота клиент записывается без обязательного телефона — связь через мессенджер (на форме подсказка «Связь через бота»).
• «Мои записи» в боте — по аккаунту Telegram / MAX, без запроса номера.
• Напоминания перед визитом уходят в бот дважды: за сутки и за час (если запись сделана из бота). Запись только с сайта без бота — без пуша. Нужен cron: api/scripts/run_booking_remind.php.

Подробнее: Дисконтная программа, Интернет-витрина.

Ссылка для мастера (планшет)

В настройках Онлайн-запись нажмите «Ссылки для мастеров» — окно выносных ссылок с типом Бронирование. Выберите рабочий центр (мастера) и создайте ссылку.

Мастер открывает ссылку на телефоне или планшете без пароля и видит записи только своего РЦ на выбранный день.

На карточке визита:

• «Подробнее» — услуги с длительностью, телефон, комментарий, статус;
• «Перенести» — другой день и свободный слот своего РЦ; если клиент из бота — подтверждение и уведомление о новом времени;
• «Пришёл» — статус «Пришёл»;
• после «Пришёл» — «Выполнил»: статус «Готово», сразу проведённая расходная по услугам записи; клиенту в бот (если запись из бота) — «Спасибо, что воспользовались нашими услугами»;
• «Отменить» — отмена записи;
• если включена дисконтная программа — «Прочитать дисконтную карту» (QR или ручной ввод): имя, баланс, списание и начисление баллов как на веб-кассе;
• если клиент записался из бота — «Бонусы» без QR; «Написать» — переписка в боте. При непрочитанных входящих на «Написать» — бейдж ✉ +N (как на канбане CRM); после открытия переписки бейдж снимается.

Это не публичная витрина (zapis/), а ссылка для сотрудника, как планшет цеха или KDS.

Аналитика

На главном экране в разделе Аналитика откройте «Запись клиентов». Укажите период (по умолчанию последние 30 дней) и нажмите «Показать».

• Сводка: сколько записей, готово / не явился / отмена, доля выполнения, выручка и доход.
• Таблица по рабочим центрам: те же метрики и выручка мастера.

На странице CRM виджеты показывают за сегодня: запланировано / пришёл / отмена / готово и выручку с доходом по рабочим центрам.

Доля выполнения = готово ÷ (все записи минус отмены).

Выручка и доход — по проведённым расходным, у которых указан рабочий центр. Колонка «Из записей» — только расходы, привязанные к визиту. Статус «готово» сам по себе выручку не считает — нужен расход (он создаётся проведённым из «Выполнить» / «Расходная» / «Выполнил» на планшете).

Типичные вопросы

• «Выберите клиента» при сохранённом имени — обновите страницу; если ошибка остаётся, убедитесь, что в поле есть текст, и сохраните снова (создастся новый клиент).
• Нет услуг в карточке — задайте длительность и РЦ на вкладке «Услуги» в ассортименте.
• Нет слотов — проверьте график рабочего центра и занятость на этот день.
• В аналитике нет денег — нужна проведённая расходная (из «Расходная» / «Выполнить» / планшет «Выполнил» документ проводится сразу). Статус «готово» без расхода выручку не даёт.
• Пересечение времени — на одном РЦ нельзя две активные записи в пересекающийся интервал (кроме отмены / неявки).
• Повторная запись (онлайн) — на витрине у клиента не больше одной активной записи на один вид рабочего центра. В CRM менеджер может планировать свободно.
• «Мои записи» на сайте не находит — откройте с того же браузера, где записывались, или введите тот же телефон. В боте список идёт по аккаунту мессенджера.
• Клиент не получил напоминание — напоминания только для записей из бота (за 24 ч и за 1 ч); проверьте cron api/scripts/run_booking_remind.php.
• Поиск в CRM — в тулбаре дня поле «Клиент»: фильтр канбана и календаря по имени или телефону.

Связанные разделы

• CRM — задачи и сделки
• Дисконтная программа — бот в режиме «Запись клиентов», веб-касса, переписка
• Справочники — ассортимент, контрагенты
• Расходы — расходные накладные
• MES — рабочие центры (справочник общий)
• Аналитика — отчёт «Запись клиентов»